O calendário editorial é um instrumento de trabalho fundamental para quem gere projetos de Marketing de Conteúdos e tem de produzir conteúdo para vários blogs. Ao longo dos anos tenho vindo a testar dezenas de soluções para coordenar a implementação da Estratégia de Conteúdos junto dos clientes. É importante que as ferramentas sejam simples de gerir e se estiverem disponíveis em vários idiomas, tanto melhor. A ferramenta de gestão de projetos Asana tem vindo a melhorar e aplica-se que nem uma luva a projetos de conteúdos.

Durante muitos anos trabalhei com ficheiros Excel (ainda uso muito) e ultimamente recorro bastante às ferramentas do Google Drive, porque são fáceis de partilhar e de trabalhar em vários computadores e dispositivos diferentes. Também já usei o Harvest, Podio, Bitrix24, Zoho… Corri tudo em gestão de projetos.

Num processo de produção de conteúdos é preciso pensar em equipa: redatores/copywriters, editores de conteúdo, designers, programadores, gestores de projeto e clientes, por exemplo.

No trabalho desenvolvido pela Inboundware sugerimos ferramentas pagas excelentes, como a Contentools, mas há clientes que não desejam investir neste tipo de ferramentas. Por essa razão, tenho tentado encontrar ferramentas gratuitas que sirvam de forma razoável o propósito de organizar todo o processo.

Asana em Marketing de Conteúdos

A ferramenta Asana tem vários aspectos que me agradam. Recentemente lançou um guia com vários exemplos de utilização. Uma preciosidade (nota: estou a dar a minha opinião e não estou a receber qualquer «patrocínio»).

A versão gratuita permite-nos começar a usar e ver se nos adaptamos. A versão paga permite criar fluxos mais complexos de gestão de projeto, como criar dependências. Tem ainda outras vantagens, como as várias possibilidades de integração com outras ferramentas complementares.

O que procurar numa ferramenta para gerir calendário editorial?

Numa estratégia de Inbound Marketing, o calendário editorial é base de tudo, para organizar as ideias de conteúdo para blog e conteúdos premium, como eBooks e whitepapers, passando pelos infográficos.

O processo editorial envolve vários passos de um fluxo de trabalho (workflow) e conta com vários intervenientes: o redator, o editor, o responsável de conteúdos do lado do cliente, assim como o designer ou o fotógrafo. O importante é sabermos qual o estado de cada peça de conteúdo e cumprir prazos.

O que valorizo:
– Simplicidade de utilização
– Integração com WordPress e com outras ferramentas que utilizo.
Metodologia GTD
– Utilização em equipa
– Flexibilidade

Contudo, ao longo dos anos constatei que se aumentamos demasiado a complexidade de utilização de uma ferramenta, há um risco de ela deixar de ser utilizada por deixar de ser confortável para as pessoas que lidam com ela. Não basta impôr a sua utilização.

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  • Create Workspace in Asana_Raquel Melo
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Como organizar o calendário de conteúdos na plataforma Asana?

A primeira decisão que é preciso tomar é se vamos criar ou não uma nova Organização (Workspace) para a publicação. Se for tratada internamente na empresa é melhor não criar uma nova organização, sob pena de deixarmos de ter uma visão global dos nossos projetos.

Segue-se uma sugestão ao nível da organização do trabalho de implementação:

1) Formar equipa
A primeira ação a fazar é criar uma equipa para trabalhar no Blog, descrever a missão da equipa e adicionar os colaboradores que vão trabalhar num ou mais projetos.

2) Criar projeto
No passo seguinte, criamos um projeto chamado Estratégia de Conteúdos [empresa x]. Ao criar o projeto, podemos definir o layout e a privacidade. Ao escolher se queremos em Lista (list) ou Quadro (Board) sugiro que optem por esta última. Assim, terão acesso a funcionalidades parecidas com o Trello.

3) Calendário editorial
A vista de calendário pode ser definida como a vista por defeito para termos a noção no planeamento ao longo do mês.

4) Definir tarefas
Cada peça de conteúdo corresponde a uma tarefa; pode-se criar um template para cada conteúdo a produzir

5) Atribuir responsabilidades de forma clara
Podemos designar quem é que vai produzir o conteúdo e qual a data limite, assim como definir a relação entre tarefas: após a escrita ou composição da peça de comunicação, quem vai fazer a revisão e quem é o responsável por publicar

6) Organizar conteúdos por seções
Uma publicação jornalística normalmente é organizada por editirias. Na vista em lista podemos adicionar secções (add section) para organizar o nosso conteúdo por categorias, tópicos, etc.

7) Criar banco de ideias
Devemos criar uma secção sem data para registar ideias de peças de conteúdo que estamos a pensar desenvolver e que precisem de mais pesquisa ou colaboração de outros elementos da equipa.

8) Usar as tags para organizar os detalhes da estratégia
Podemos utilizar as tags para organizar por tipo de conteúdo, persona, jornada de compra, elementos fundamentais de uma estratégia de Inbound Marketing.

9) Documentar a Estratégia de Conteúdos
Podemos adicionar vários tipos de ficheiros em anexo, assim como as várias versões dos documentos, devidamente gravadas e nomeadas. Um elemento importante que faz a diferença é documentar em traços gerais ou mais detalhados toda a Estratégia de Conteúdos de cada publicação (neste caso, poderá ser cada cliente).

10) Criar templates para serem reutilizados
Criar o primeiro projeto de Calendário Editorial e depois tirar partido da estrutura e usar como template

Estas ideias são muito simples mas se as conseguir implementar, tem consigo um excelente aliado para a sua Estratégia de Conteúdo. Como consequência, a gestão de um blog será um trabalho mais objetivo e produzirá os resultados que deseja.

Para eu gostar ainda mais do Asana, era preciso estar em Português. Não por mim, mas para certos clientes que podem ter reservas em trabalhar com uma ferramenta em inglês.

Agora, inspire-se, organize-se e escreva!

Nota: este artigo foi escrito originalmente a 23 de Agosto de 2016 e ampliado posteriormente.