Como implementar uma Estratégia de Conteúdos com a ferramenta Asana

O calendário editorial é um instrumento de trabalho fundamental para quem gere projetos de Marketing de Conteúdos e tem de produzir conteúdo para vários blogs. Ao longo dos anos tenho vindo a testar dezenas de soluções para coordenar a implementação da Estratégia de Conteúdos junto dos clientes. É importante que as ferramentas sejam simples de gerir e se estiverem disponíveis em vários idiomas, tanto melhor. A ferramenta de gestão de projetos Asana tem vindo a melhorar e aplica-se que nem uma luva a projetos de conteúdos.

Durante muitos anos trabalhei com ficheiros Excel (ainda uso muito) e ultimamente recorro bastante às ferramentas Google, porque são fáceis de partilhar e de trabalhar em vários computadores e dispositivos diferentes. Também já usei o Harvest, Podio, Bitrix24, Zoho… Corri tudo em gestão de projetos.

Num processo de produção de conteúdos é preciso pensar em equipa: redatores/copywriters, editores de conteúdo, designers, programadores, gestores de projeto e clientes, por exemplo.

No trabalho desenvolvido pela Inboundware sugerimos ferramentas pagas excelentes, como a Contentools, mas há clientes que não desejam investir neste tipo de ferramentas. Por essa razão, tenho tentado encontrar ferramentas gratuitas que sirvam de forma razoável o propósito de organizar todo o processo.

Asana em Marketing de Conteúdos

A ferramenta Asana tem vários aspectos que me agradam. Recentemente lançou um guia com vários exemplos de utilização que é uma preciosidade…

A versão gratuita permite-nos começar a usar e ver se nos adaptamos. A versão paga permite criar fluxos mais complexos de gestão de projeto, como criar dependências. Tem ainda outras vantagens, como as várias possibilidades de integração com outras ferramentas complementares.

O que procurar numa ferramenta para gerir calendário editorial?

Numa estratégia de Inbound Marketing, o calendário editorial é a base de tudo, para organizar as ideias de conteúdo para blog e conteúdos premium, como eBooks e whitepapers, passando pelos infográficos.

O processo editorial envolve vários passos de um fluxo de trabalho (workflow) e conta com vários intervenientes: o redator, o editor, o responsável de conteúdos do lado do cliente, assim como o designer ou o fotógrafo. O importante é sabermos qual o estado de cada peça de conteúdo e cumprir prazos.

O que valorizo:
– Simplicidade de utilização
– Integração com WordPress e com outras ferramentas que utilizo
– Utilização em equipa
– Flexibilidade

Contudo, ao longo dos anos constatei que se aumentamos demasiado a complexidade de utilização de uma ferramenta, há um risco de ela deixar de ser utilizada por deixar de ser confortável para as pessoas que lidam com ela. Não basta impôr a sua utilização.

Entidade

O Espaço de Trabalho é a Organização no âmbito da qual vai ser desenvolvido o(s) projeto(s)

Create Workspace in Asana_Raquel Melo

Criar projeto editorial

Numa empresa podemos ter mais do que um projeto editorial ou blogs com objetivos diferentes.

 

 

Equipa de conteúdos

Um projeto de conteúdos engloba vários perfis profissionais que precisam de colaborar, desde os redatores aos editores, designers e programadores.

 

Calendário Editorial

A possibilidade de visualizar o calendário é bastante importante, para verificar a consistência e frequência da publicação.

calendário editorial

Organizar conteúdos

calendario editorial asana

 

Como organizar o calendário de conteúdos na plataforma Asana?

A primeira decisão que é preciso tomar é se vamos criar ou não uma nova Organização (Workspace) para a publicação. Se for tratada internamente na empresa é melhor não criar uma nova organização, sob pena de deixarmos de ter uma visão global dos nossos projetos.

Segue-se uma sugestão ao nível da organização do trabalho de implementação:

1) Formar equipa
A primeira ação a fazar é criar uma equipa para trabalhar no Blog, descrever a missão da equipa e adicionar os colaboradores que vão trabalhar num ou mais projetos.

2) Criar projeto
No passo seguinte, criamos um projeto chamado Estratégia de Conteúdos [empresa x]. Ao criar o projeto, podemos definir o layout e a privacidade. Ao escolher se queremos em Lista (list) ou Quadro (Board) sugiro que optem por esta última. Assim, terão acesso a funcionalidades parecidas com o Trello.

3) Calendário editorial
A vista de calendário pode ser definida como a vista por defeito para termos a noção no planeamento ao longo do mês.

4) Definir tarefas
Cada peça de conteúdo corresponde a uma tarefa; pode-se criar um template para cada conteúdo a produzir

5) Atribuir responsabilidades de forma clara
Podemos designar quem é que vai produzir o conteúdo e qual a data limite, assim como definir a relação entre tarefas: após a escrita ou composição da peça de comunicação, quem vai fazer a revisão e quem é o responsável por publicar

6) Organizar conteúdos por seções
Uma publicação jornalística normalmente é organizada por editirias. Na vista em lista podemos adicionar secções (add section) para organizar o nosso conteúdo por categorias, tópicos, etc.

7) Criar banco de ideias
Devemos criar uma secção sem data para registar ideias de peças de conteúdo que estamos a pensar desenvolver e que precisem de mais pesquisa ou colaboração de outros elementos da equipa.

8) Usar as tags para organizar os detalhes da estratégia
Podemos utilizar as tags para organizar por tipo de conteúdo, persona, jornada de compra, elementos fundamentais de uma estratégia de Inbound Marketing.

9) Documentar a Estratégia de Conteúdos
Podemos adicionar vários tipos de ficheiros em anexo, assim como as várias versões dos documentos, devidamente gravadas e nomeadas. Um elemento importante que faz a diferença é documentar em traços gerais ou mais detalhados toda a Estratégia de Conteúdos de cada publicação (neste caso, poderá ser cada cliente).

10) Criar templates para serem reutilizados
Criar o primeiro projeto de Calendário Editorial e depois tirar partido da estrutura e usar como template

Estas ideias são muito simples mas se as conseguir implementar, tem consigo um excelente aliado para a sua Estratégia de Conteúdo. Como consequência, a gestão de um blog será um trabalho mais objetivo e produzirá os resultados que deseja.

Agora, inspire-se, organize-se e escreva!

(este artigo foi escrito originalmente a 23 de Agosto de 2016 e revisto posteriormente)

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4 Comments

  1. Boa dica! Esta ferramenta parece muito útil e user-friendly! É gratuita?

  2. Sim, é muito usar-friendly e é por isso que gosto dela. Há outras mais complexas que acabam por ter coisas a mais e que depois não são adotados por todas as pessoas, deixando de funcionar como elemento unificador. Tem uma versão gratuita para 1 membro mas podemos atribuir tarefas a outras pessoas da equipa. https://asana.com/pricing (Unlimited tasks, projects, and conversations, Up to 15 team members, Basic dashboards).

  3. Bom dia Raquel Melo,

    Antes de mais muitos parabéns pelo seu Blog e todo o seu conteúdo. Apresenta-nos aqui muita informação pertinente e extremamente útil para o dia-a-dia de um marketeer.
    De facto, esta ferramenta é realmente muito interessante para o “típico português” que teima em executar o máximo de tarefas sem que por vezes as consiga organizar da melhor forma. Contra mim falo, pois neste frenesim de tarefas que nos são impostas em contexto empresarial, muitas vezes descuramos os aspectos pessoais, por vezes apenas por falta de uma organização mais eficaz.
    Já estou neste momento a testar a ferramenta e a explorar todo o seu potencial.
    Ainda não tive oportunidade de percorrer todo o blog (irei fazê-lo a seu tempo) e não sei se já abordou este conceito mas há já algum tempo deparei-me com o conceito de Lean Management que ainda não aprofundei com a devida intensidade e gostaria de consultar a sua opinião sobre o mesmo e sobre as possibilidades de formação nesta área.
    Mais uma vez, parabéns não só pelo seu Blog mas também por todo o seu percurso. Irei continuar a seguir as suas publicações com todo o interesse que merece.
    Saudações de um “quase conterrâneo” da zona gandareza de Mira.

  4. Saudações, conterrâneo da região da Gândara!

    Obrigado pelo comentário! Em relação ao conceito de Lean Management, tenho andado a ler uns livros sobre o assunto e tento aplicar no meu dia-a-dia, eliminado ao máximo tudo aquilo que possa ser considerado supérfluo. Em relação a isso ainda não escrevi nenhum artigo sobre o tema… mas já tinha pensado nisso.
    Sobre gestão de tempo, as ferramentas e softwares servem para ajudar a estratégia e não são a estratégia. Vejo em muitos clientes nessa «teima em executar o máximo de tarefas sem que por vezes as consiga organizar da melhor forma», com referiu. Muitas vezes têm uma certa relutância em aderir a ferramentas e serviços por falta de confiança no retorno que podem obter do investimento ou puro descrédito… O objetivo deste blog é também testar conceitos, estratégias, apps, plataformas, plugins… e partilhar algumas opiniões.

    Continue a passar por cá, Gilberto! (De certeza que conhecemos pessoas em comum…)


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