Organize as tarefas a realizar de forma clara com o método GTD

Depois de processar os pontos da lista de tarefas, a fase da organização é fundamental e a que coloca mais desafios à persistência. O povo português não é conhecido pela sua organização mas sim pelo «desenrascanço». No site humorístico Cracked.com o artigo «The 10 Coolest Foreign Words The English Language Needs» elege como número um esta palavra (que o autor não sabe escrever bem) que descreve os portugueses como uns autênticos MacGyver!

Se às nossas soluções de última hora adicionarmos a habilidade de falar várias línguas estrangeiras e um pouco de organização e vontade, temos o povo que – sem qualquer vantagem numérica ou económica – saiu do seu cantinho na Europa e se lançou nos Descobrimentos. Nós mesmos.

Ao pensar no momento económico que atravessamos agora, tenho a certeza de que nos vamos desenrascar, mas precisamos de conseguir ir um pouco mais além.

A organização pessoal joga a nosso favor, aliado algum método, como o Getting Things Done (GTD), de David Allen.

O método GTD recomenda as seguintes formas de organização:

Lista de Projectos, sequência de frases simples que representam os projectos

Material de apoio dos projectos, reunido no mesmo local

Agenda/Calendário: para indicar compromissos com datas e horas específicas

Lista de «Próximas ações» dos projetos.

Lista «Em espera», onde se regista as tarefas delegadas e adiadas.

Arquivo de Referência, para guardar de forma organizada informação que possa ser utilizada no futuro.

Lista “Algum dia / Talvez”, para aquelas coisas que gostaria de fazer, mas que de momento não pode concretizar (onde se encontram alguns pontos da lista principal, que constituiu o brainstorming inicial).

GTD em suportes high e low tech

Para seguir este método, podemos seguir caminhos low-tech, high-tech ou mistos. Para um sistema mais simples, utilizam-se várias folhas específicas na agenda ou no filofax, indo juntando folhas para notas, à medida das necessidades ou através do Bullet Journal.

Outra forma mais tecnológica é recorrer aplicações criadas para o efeito: softwares, aplicações na Internet e telemóvel ou simplesmente usar o Excel. Por exemplo, criar um livro, com cada folha correspondendo às várias listas. O Google sheets também pode ser usado, como uma folha de cálculo e um formulário (adicionado aos favoritos) para dar entrada às várias tarefas a executar.

Estas são apenas algumas ideias para pôr em prática esta metodologia. O importante é escolher uma, a que mais se adapta a si, e manter ao longo do tempo para obter melhores resultados. Por mim, vou utilizar os dois suportes.

Seja qual for a forma adotada, a organização pessoal é cada vez mais importante, porque não importa trabalhar sol a sol, importa trabalhar bem e da forma mais produtiva e prazeirosa possível.