Depois de processar os pontos da lista de tarefas, a fase da organização é fundamental e a que coloca mais desafios à persistência. O povo português não é conhecido pela sua organização mas sim pelo «desenrascanço». No site humorístico Cracked.com o artigo «The 10 Coolest Foreign Words The English Language Needs» elege como número um esta palavra (que o autor não sabe escrever bem) que descreve os portugueses como uns autênticos MacGyver!
Se às nossas soluções de última hora adicionarmos a habilidade de falar várias línguas estrangeiras e um pouco de organização e vontade, temos o povo que – sem qualquer vantagem numérica ou económica – saiu do seu cantinho na Europa e se lançou nos Descobrimentos. Nós mesmos.
Ao pensar no momento económico que atravessamos agora, tenho a certeza de que nos vamos desenrascar, mas precisamos de conseguir ir um pouco mais além.
A organização pessoal joga a nosso favor, aliado algum método, como o Getting Things Done (GTD), de David Allen.
O método GTD recomenda as seguintes formas de organização:
Lista de Projectos, sequência de frases simples que representam os projectos
Material de apoio dos projectos, reunido no mesmo local
Agenda/Calendário: para indicar compromissos com datas e horas específicas
Lista de «Próximas ações» dos projetos.
Lista «Em espera», onde se regista as tarefas delegadas e adiadas.
Arquivo de Referência, para guardar de forma organizada informação que possa ser utilizada no futuro.
Lista “Algum dia / Talvez”, para aquelas coisas que gostaria de fazer, mas que de momento não pode concretizar (onde se encontram alguns pontos da lista principal, que constituiu o brainstorming inicial).
GTD em suportes high e low tech
Para seguir este método, podemos seguir caminhos low-tech, high-tech ou mistos. Para um sistema mais simples, utilizam-se várias folhas específicas na agenda ou no filofax, indo juntando folhas para notas, à medida das necessidades ou através do Bullet Journal.
Outra forma mais tecnológica é recorrer aplicações criadas para o efeito: softwares, aplicações na Internet e telemóvel ou simplesmente usar o Excel. Por exemplo, criar um livro, com cada folha correspondendo às várias listas. O Google sheets também pode ser usado, como uma folha de cálculo e um formulário (adicionado aos favoritos) para dar entrada às várias tarefas a executar.
Estas são apenas algumas ideias para pôr em prática esta metodologia. O importante é escolher uma, a que mais se adapta a si, e manter ao longo do tempo para obter melhores resultados. Por mim, vou utilizar os dois suportes.
Seja qual for a forma adotada, a organização pessoal é cada vez mais importante, porque não importa trabalhar sol a sol, importa trabalhar bem e da forma mais produtiva e prazeirosa possível.
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[…] de utilização – Integração com WordPress e com outras ferramentas que utilizo. – Metodologia GTD – Utilização em equipa – […]