Processe as informações recolhidas (método GTD)

Tem sido uma semana de muito trabalho… e invernosa. Só mesmo recorrendo a algumas regras se consegue entrar cada dia no ritmo pretendido. A segunda fase do método GTD envolve processar as informações recolhidas na fase anterior e ir seguindo o método, pela ordem em que aparecem. Pegamos num assunto e perguntamos, ora bem, o que é isto?

Este tema exige alguma acção?

Se o assunto não exige acção:

• Hipótese 1: Vai para o lixo.
• Hipótese 2: Agora não é preciso qualquer acção, mas pode ser preciso mais tarde (incubadora).
• Hipótese 3: Isto tem informação potencialmente útil para usar mais tarde (referência).

Se o assunto exige acção:

• Hipótese 1: É um projecto? terá de ser tratado como tal, sub-dividindo em tarefas mais pequenas.
• Hipótese 2: Demora menos de 2 minutos? Sim? Então faça-o; Não? Se você não for a pessoa indicada para realizar a tarefa delegue ou, se tiver de ser feita por si mas demora mais do que 2 minutos, adie para uma data mais conveniente.

Devemos seguir a ordem pela qual as tarefas foram recolhidas. Por exemplo, quando estamos a ver os emails na caixa do correio deveriamos seguir a ordem pela qual eles aparecem e não ir saltando entre mails que precisam de resposta. Se o fizermos, há uma maior probabilidade de haver falhas ou lapsos.

Este método aplica-se a quase todas as coisas da vida. Muitas vezes podemos resolver um problema se seguirmos a regra dos 2 minutos em vez de adiarmos, deixarmos na incubadora ou a acumular para referência. É aqui que jazem alguns dos assuntos mais incómodos.

Nesta metodologia processar não é fazer, porque ainda se segue a fase da organização antes da execução da tarefa.