O método GTD define como projecto qualquer resultado desejado que exige mais do que uma acção. David Allen dá como exemplos publicar um livro, planear as férias, criar um novo produto. Os projectos não precisam de estar listados por ordem ou prioridade.Desta forma, não podemos fazer um projecto mas sim acções relacionadas com um projecto.
As próximas acções deverão ser divididas em três categorias: aquelas que têm de ser feitas assim que possível (ASAP ou as soon as possible), que é a lista de próximas acções, os compromissos que têm um dia e/ou hora específica, que vão para a agenda, e aquelas que serão outros a fazer: «Lista de acções em espera».
Este método aplica-se em todas as áreas que desejarmos, ao nível profissional e de organização pessoal.
Para dar um exemplo muito simples, dentro do Projecto Organização da casa existe a tarefa de Limpar o Quarto, com várias sub-tarefas:
1º Fazer a cama, mudando os lençóis.
2º Arrumar a roupa: a suja vai para o cesto, a limpa vai para o sítio.
3º Arrumar objectos no sítio e retirar coisas que não pertencem ao quarto.
4º Limpar o pó e lavar espelhos/vidros.
5º Aspirar e limpar chão.
A melhor maneira de o fazer é começar e acabar a acção sem interrupções. Uma boa ideia para certos tipos de tarefas mais repetitivas é cronometrar, para ter uma ideia de quanto tempo demora.
O importante é criar tempo livre para fazer outras coisas de que gosta mais. «Engonhar» é o pior caminho.
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